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Desenhar etapas que a equipa reconhece
Defina o significado de cada etapa comercial e a condição necessária para avançar. Uma oportunidade não deve mudar de fase apenas porque passaram alguns dias, se essa mudança implica uma decisão que ainda não aconteceu. Identifique o responsável e o próximo passo esperado. Ao discutir casos reais com a equipa, é possível descobrir diferenças de interpretação que uma configuração técnica, por si só, não resolveria.
Escolher tarefas com regras claras
Comece por ações repetitivas e observáveis, como criar uma tarefa após uma reunião ou alertar para uma oportunidade sem próximo passo. Para cada regra, determine o evento de entrada, os dados necessários e a situação de saída. Preveja duplicados, alterações de responsável e contactos que já não precisam da ação. Uma automação deve poder ser explicada a quem a utiliza e desativada quando deixa de servir o processo.
Acompanhar utilização e exceções
Depois da ativação, verifique se as tarefas chegam à pessoa certa e se a equipa compreende os alertas. Muitos avisos podem ocultar o que precisa de atenção. Revise campos obrigatórios, informação em falta e casos que caem fora das regras. Mantenha um registo simples das automações, com responsável e finalidade. A continuidade depende de manutenção e de adaptação ao processo comercial, não apenas da configuração inicial da ferramenta.